Politique relative à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels

1. Contexte de gestion

vanessaotadi.ca prend ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels en assurant une gouvernance appropriée dans le domaine de la confidentialité. Elle applique les normes prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) et agit avec transparence envers les usagers de ses services.

2. Cadre juridique

La présente politique détaille l’application par vanessaotadi.ca des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), en date du 1er décembre 2023.

3. Champ d’application

La présente politique s’applique aux renseignements personnels transmis par les usagers à vanessaotadi.ca, que ce soit par le biais du site web, des formulaires, ou dans le cadre de ses activités.

4. Renseignements personnels

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et qui permettent de l’identifier directement ou indirectement. Par exemple, sont considérés comme renseignements personnels sur un usager : le nom, le genre, l’âge, la date de naissance, le numéro de téléphone, l’adresse postale, l’adresse courriel, les renseignements bancaires, un numéro de carte de crédit, une adresse IP et une photo.

5. Consentement

À moins qu’une exception légale ne s’applique, aucun renseignement personnel ne sera recueilli sans avoir obtenu au préalable le consentement manifeste, libre, éclairé et spécifique de l’usager. Ce consentement peut être retiré à tout moment.

Lorsque l’usager y consent, ses renseignements personnels sont utilisés par vanessaotadi.ca uniquement aux fins prévues dans la présente politique. Si un usager refuse de consentir, ses renseignements ne seront utilisés que pour communiquer avec lui, à moins qu’une disposition légale ne permette leur utilisation autrement.

Dans certains cas limités, un consentement peut être implicite, à condition que l’information transmise à l’usager soit claire, accessible et compréhensible. Le retrait du consentement peut être effectué en tout temps.

6. Cueillette des renseignements personnels

vanessaotadi.ca recueille auprès de chaque usager, verbalement ou par écrit, les renseignements nécessaires pour :

• Communiquer avec les usagers et identifier leurs besoins ;
• Fournir des services, produits et renseignements ;
• Permettre à des partenaires et fournisseurs de proposer des offres pertinentes ;
• Gérer la relation avec l’usager ;
• Respecter ses obligations légales.

L’entreprise utilise également les outils suivants qui peuvent collecter des données automatiquement :

• Google Analytics, qui collecte des données d’utilisation à des fins d’analyse de fréquentation ;
• WordPress, qui peut enregistrer certains renseignements techniques (adresse IP, cookies, etc.).

Ces outils peuvent héberger ou traiter les données en dehors du Québec. Dans ce cas, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est effectuée au préalable, comme requis par la Loi 25.

7. Divulgation des renseignements personnels

vanessaotadi.ca maintient la confidentialité des renseignements personnels et ne les communique à des tiers qu’en conformité avec cette politique et la Loi.

Elle peut, à l’occasion, partager une liste nominative d’usagers (nom, adresse, courriel, téléphone) avec des partenaires, à condition que :

• Un contrat existe avec le partenaire précisant l’usage exclusif des données ;
• Une option de refus a été offerte à l’usager, simple et sans frais ;
• Cela ne porte pas atteinte à la vie privée.

Les usagers peuvent refuser que leurs renseignements soient inclus sur ces listes en écrivant à : [votre adresse de courriel à définir]. Aucune donnée n’est transmise hors du Québec sans une évaluation des risques et une garantie de protection équivalente.

8. Exactitude et conservation des renseignements personnels

vanessaotadi.ca s’assure que les renseignements personnels en sa possession sont exacts, à jour et complets. Si des erreurs sont constatées, l’organisation communiquera avec l’usager pour corriger l’information et informera les tiers concernés, s’il y a lieu.

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Une fois cette période écoulée, les données sont détruites, supprimées ou anonymisées de façon sécuritaire.

9. Protection des renseignements personnels

vanessaotadi.ca applique des mesures de sécurité administratives, technologiques et physiques pour protéger les renseignements contre la perte, le vol, l’accès non autorisé ou la divulgation.

Cela inclut notamment :

• Des mesures de sécurité informatique ;
• Des systèmes d’accès restreint ;
• Des ententes de confidentialité avec les employés et les fournisseurs.

Des fournisseurs technologiques tels que Google Analytics et WordPress sont utilisés. Les ententes contractuelles avec ces fournisseurs précisent les obligations de sécurité et de confidentialité.

10. Accès et rectification

Tout usager peut :

• Demander l’accès à ses renseignements personnels ;
• Faire corriger des informations inexactes ou périmées ;
• Faire supprimer des données non nécessaires.

Les demandes doivent être envoyées par écrit à l’adresse du responsable (voir section 11). vanessaotadi.ca répondra dans un délai de 30 jours. En cas de refus, les motifs seront communiqués par écrit, accompagnés des recours possibles.

11. Personne responsable de la protection des renseignements personnels (PRPR)

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est :

Vanessa Otadi
Courriel : vanessa@vanessaotadi.ca

12. Modification de la politique

vanessaotadi.ca se réserve le droit de modifier cette politique en tout temps. En cas de modification importante, les usagers en seront avisés par courriel ou par un avis sur le site web. Lorsque requis, un nouveau consentement sera demandé.

13. Entrée en vigueur de la politique

La présente politique est en vigueur depuis le 1 janvier 2021.

14. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Avant tout projet impliquant des renseignements personnels, vanessaotadi.ca réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), notamment dans les cas suivants :

• Implantation ou modification d’un système informatique ou infonuagique ;
• Transmission de données à l’extérieur du Québec ;
• Utilisation de plateformes tierces (ex. Google Analytics, WordPress) ;
• Projets susceptibles d’avoir un impact significatif sur la vie privée.

Les conclusions de cette évaluation permettent d’adopter des mesures de sécurité et de conformité adéquates avant la mise en œuvre du projet.